De implementatie van integraties is een cruciaal aspect om ervoor te zorgen dat een HRIT-systeem zoals Workday zijn volledige potentieel benut. Toch worden, zelfs met de beste planning, vaak fouten gemaakt. Van over het hoofd geziene verplichte velden tot slecht beheerde inloggegevens en zelfs slecht geplande integratie-runs. Deze problemen kunnen workflows verstoren en onnodige uitdagingen veroorzaken. In deze blog bespreken we de meest voorkomende valkuilen en, nog belangrijker, hoe je ze kunt voorkomen.

Verplichte Velden Over Het Hoofd Zien Tijdens de Ontwerpfase

Een van de meest voorkomende fouten bij de implementatie van integraties is het vergeten van verplichte velden die nodig zijn voor het synchroniseren van medewerkersgegevens tussen systemen. Dit probleem doet zich vooral voor bij het beheren van nieuwe medewerkers, waarbij belangrijke velden zoals managerinformatie of land van tewerkstelling over het hoofd worden gezien.

De oorzaak ligt vaak in een gebrek aan coördinatie tijdens de ontwerpfase. Om dit te voorkomen, is het essentieel om alle verplichte velden die nodig zijn voor downstream-systemen vroeg in het project te identificeren. Workday biedt verschillende tools om de nauwkeurigheid van gegevens te waarborgen. Je kunt bijvoorbeeld velden verplicht maken tijdens het aannameproces door instellingen zoals Maintain Localization Settings of Configure Optional Fields te gebruiken. Validatieregels die op bedrijfsprocessen worden toegepast, fungeren ook als vangnet en markeren ontbrekende informatie voordat een workflow wordt voltooid.

Te Vroege Voltooiing van Bedrijfsprocessen

Soms introduceert het ontwerp van het integratieproces zelf problemen. Wanneer een bedrijfsprocesstap te vroeg wordt afgerond, kunnen essentiële gegevens nog ontbreken. Dit leidt vaak tot onvolledige of onnauwkeurige informatie die naar downstream-systemen wordt verzonden, wat aanzienlijke verstoringen kan veroorzaken.

Om dit aan te pakken, is het de moeite waard om te herzien hoe en wanneer je processen als voltooid markeert. Het aanpassen van deze stappen om ervoor te zorgen dat alle verplichte velden zijn ingevuld voordat de integratie plaatsvindt, is essentieel. Een effectieve oplossing is het gebruik van een Lookup Value as of Date berekend veld, waarmee je de vereiste gegevens kunt ophalen vanaf de aanstellingsdatum. Dit is vooral handig voor velden die pas worden ingevuld op de startdatum van de medewerker, zodat de gegevens volledig en correct zijn.

Slecht Beheer van Inloggegevens en Authenticatie

In de wereld van systeemintegraties zijn inloggegevens de levensader van connectiviteit. Toch worden ze vaak slecht beheerd of opgeslagen. Het verliezen van toegang tot clientgeheimen, refresh-tokens of wachtwoorden van integratiesystemen kan leiden tot systeemuitval, frustrerende vertragingen en onnodig troubleshooting.

Om dit te voorkomen, moeten organisaties veilige opslagpraktijken aannemen. Alle inloggegevens moeten worden opgeslagen in een versleutelde en gemakkelijk toegankelijke kluis. Daarnaast moeten wachtwoordvervalbeleid zorgvuldig worden beheerd. In Workday kun je bijvoorbeeld de Maintain Password Rules taak gebruiken om ISU’s (Integration System Users) vrij te stellen van wachtwoordverval. Deze eenvoudige aanpassing kan verstoringen door verlopen wachtwoorden elimineren en soepele operaties waarborgen.

Het Niet Bijhouden van Documentatie

Documentatie lijkt misschien minder urgent dan het configureren van systemen, maar het ontbreken ervan wordt vaak gevoeld bij het oplossen van problemen na de implementatie. Ontbrekende of verouderde documentatie kan obstakels creëren, vooral wanneer technische ontwerpen en kennisoverdrachtsdetails niet direct beschikbaar zijn.

Om dit te voorkomen, zorg je ervoor dat technische ontwerpen vanaf het begin nauwgezet worden gedocumenteerd en worden bijgewerkt naarmate er wijzigingen optreden. Kennisoverdracht-sessies moeten altijd worden opgenomen, en externe leveranciers moeten een kopie voor je interne teams aanleveren. Het centraliseren van deze documenten in een gedeelde repository maakt toegang tot cruciale informatie naadloos en zorgt ervoor dat alle teams op dezelfde lijn zitten.

Inefficiënte Naamgevingsconventies voor Integraties

Een ander ogenschijnlijk klein detail dat kan uitgroeien tot grotere problemen is het ontbreken van een duidelijke naamgevingsconventie voor integraties. Stel je voor dat je een fout moet oplossen en tijd verspilt aan het ontcijferen van cryptische integratienamen die hun doel niet uitleggen.

Het vaststellen van een duidelijke, consistente naamgevingsstructuur kan tijd besparen en verwarring verminderen. Een goede naamgevingsconventie kan details bevatten zoals de integratie-ID, de betrokken systemen, de integratiestroom en het land. Bijvoorbeeld, een naam als INT001_NL_Workday_to_ADP_PECI_Outbound is veel informatiever dan iets vaags als Workday_Int1.

Geen Waarschuwingen voor Ontbrekende Gegevens

Preventieve maatregelen zoals validatieregels zijn van onschatbare waarde, maar een proactief waarschuwingssysteem kan een extra beveiligingslaag toevoegen. Ontbrekende velden of onvolledige gegevens kunnen onopgemerkt blijven en pas problemen veroorzaken nadat workflows zijn verstoord.

Het instellen van aangepaste rapporten die regelmatige waarschuwingen sturen naar het juiste team kan helpen om ontbrekende of onvolledige velden te signaleren. Dit herinneringssysteem kan ervoor zorgen dat kleine fouten niet escaleren.

Het Niet Afstemmen van Geplande Run-timings Tussen Systemen

Een vaak over het hoofd geziene aspect van integratie-implementatie is het afstemmen van geplande run-timings tussen gekoppelde systemen. Wanneer systeem A zijn gegevens bijwerkt voordat de integratie van systeem B begint, kunnen cruciale updates worden gemist, wat leidt tot discrepanties en vertragingen.

Om dit te mitigeren, breng je de gegevensstroom tussen alle systemen vroeg in de ontwerpfase in kaart. Zorg ervoor dat schema’s zijn gesynchroniseerd om afhankelijkheden tussen systemen te weerspiegelen. Bovendien kunnen regelmatige tests en monitoring van run-timings helpen om misalignementen op te sporen voordat ze verstoringen veroorzaken. Het opnemen van buffer-tijden tussen runs biedt een extra beveiliging tegen onverwachte vertragingen of storingen in upstream-systemen.

Door deze veelvoorkomende valkuilen aan te pakken en een proactieve mindset te behouden, kun je de implementatie van integraties transformeren van een bron van stress naar een gestroomlijnd succes. Voorbereiding, aandacht voor detail en regelmatige evaluatie zijn de sleutel om ervoor te zorgen dat je HRIT-systeem niet alleen functioneert, maar excelleert.