De jaarwisseling is hét moment om een tariefverhoging door te voeren. Je prijzen verhogen? Je klanten zien je al aankomen! Toch doe je jezelf tekort als je je tarieven hetzelfde houdt. Want jouw diensten voegen waarde toe, en je laat geld liggen als je deze niet goed op waarde schat. Bovendien, als je je tarieven niet aanpast aan de inflatie, houd je onderaan de streep minder over. Zonde.

Indexeren kan je leren; ik wijs je op de valkuilen en beantwoord de vragen die de meeste agencies hebben rondom dit onderwerp: hoe bereken je je uurtarief? Welk uurtarief vragen je concurrenten? En hoe kan je een verhoging het beste communiceren? Met deze tips krijg je elke klant mee.

Met dit uurtarief behaal jij je financiële doelen

Je uurtarief heeft direct impact op je totaal te factureren omzet. Nogal belangrijk dus. Maar hoe stel je je uurtarief vast? Je minimale uurtarief bepaal je aan de hand van drie ingrediënten uit je businessmodel: je verwachte uitgaven, de winstmarges die je wil behalen en je capaciteit.

• Zet alle verwachte uitgaven op een rij. Houd daarbij ook rekening met de belastingen.
• Bepaal vooraf je omzetdoelstellingen.
• Breng je capaciteit in kaart. Vermenigvuldig het aantal fte met je productiviteitsnorm.

Je weet nu hoeveel uren je dit kalenderjaar aan klanten kunt besteden.

Dan kom je tot de volgende rekensom: gewenste omzet / productieve uren = minimale uurtarief.

Valt dit hoger uit dan je huidige tarief? Uit onderzoek blijkt dat de eerste 10% prijsverhoging geen probleem is in het hoofd van de klant. Dus die kan je makkelijk toepassen. Een prijsstijging van 10 tot 20% kan alleen met een goed verhaal.

Dit vraagt je concurrent per uur

We onderzochten een dataset van bijna 500 agencies (5-80 fte) in Nederland, over de periode oktober 2023 tot en met september 2024. Het valt op dat de gemiddelde uurtarieven dicht bij elkaar liggen. Jouw onderscheidend vermogen is dus belangrijker dan ooit! Het is daarom belangrijk om een duidelijke propositie uit te werken en hier jouw meerwaarde aan te koppelen.

3 tips om begrip te kweken voor je hogere tarief

De kans is groot dat je ertegen opziet om je prijzen te indexeren; echt een prettige boodschap is het niet. Maar jouw klant is ook ondernemer. Richt je, in plaats van op jouw gevoel, op de werkelijke cijfers van jouw bureau en communiceer een prijswijziging vanuit een ondernemersperspectief. Met deze communicatietips accepteren je klanten (én je medewerkers!) je nieuwe tarieven:

• Onderbouw de wijziging: leg uit dat hogere kosten of meer inspanning voor kwaliteit de prijsstijging nodig maken.
• Wees transparant en meedenkend: geef mensen een keuze. Bijna alle bureaus leveren meer diensten dan zij op de factuur zetten. Bespreek met de klant dat je teruggaat naar de afgesproken basiswerkzaamheden voor hetzelfde tarief, of hanteer een nieuw tarief voor de extra service die je daadwerkelijk levert. Hoge prijsstijging? Knip de indexatie op en verhoog stapsgewijs je tarief.
• Bereid je voor op weerstand: wees daarbij begripvol, maar ook niet bang om klanten te verliezen. Vaak is overstappen naar een andere agency een grotere investering voor de klant, dan de acceptatie van een goed uitgelegde prijswijziging.

Wat je vooral niet moet doen bij indexeren

Verhoog je je tarieven? Pas op voor deze valkuilen:

Valkuil 1. Vergeten om je tarieven door te voeren bij alle klanten

Zorg dat je klantafspraken goed vastlegt in je systemen en dat de tariefwijziging ook echt op de factuur verschijnt. Vergeet niet om je tarieven door te voeren bij klanten met abonnementen die pas later in het jaar ingaan. Die krijgen de nieuwe tarieven soms pas na een halfjaar. Geef veranderingen in ieder geval op tijd door en zorg voor een opzegtermijn. Indexeren hoeft trouwens niet op 1 januari, maar kan het hele jaar door. Verhoog je bijvoorbeeld in februari, dan kun je de eerste maand “cadeau” geven om de verhoging zachter te laten landen.

Valkuil 2. Toegeven aan het imposter syndroom

Het imposter syndroom zit vaak diep in bureaus verweven. Dat is het psychologische verschijnsel waarbij je, ondanks je kwaliteiten of succes, twijfelt aan je competenties of waarde. Dat kan invloed hebben op het bepalen van je uurtarief, want ben jij wel dat uurtarief waard? Laat dus zien wat je toevoegt. Maak samen met je team een lijst van niet-gefactureerde meerwaarde. Zo kun je beter onderbouwen waarom je jouw tarief waard bent.

Valkuil 3. Niet geschreven uren door de vingers zien

Door dat eerdergenoemde imposter syndroom zijn medewerkers vaak voorzichtig in uren schrijven en staan niet altijd alle diensten op de factuur. We zetten graag een extra pas voor onze klanten, lossen dingen wel even tussen de bedrijven door op. Al die momenten tellen uiteindelijk flink bij elkaar op als je deze niet registreert. Hierdoor lekken uren weg. Des te meer reden om kritisch te kijken of je tarieven omhoog kunnen.

Op naar een financieel gezond 2025

Hopelijk lukt het jou met bovenstaande tips om je prijsstrategie in 2025 te bepalen. En onthoud: ook al is indexeren misschien spannend, focus op de voordelen. Zelfs als je geld verdienen en groei niet het allerbelangrijkste vindt. Je tarieven indexeren geeft je bedrijf meer ruimte om al je doelen te behalen, en daarmee nóg succesvoller te worden in 2025.