Dat blijkt uit cijfers van fintechbedrijf Billogram, actief in meerdere Europese landen en sinds kort ook in Nederland. Volgens hun onderzoek verstuurt 46% van de bedrijven nog steeds facturen als pdf per mail, en ontvangt zelfs een kwart nog papieren facturen.

Wat is e-facturatie?

Veel ondernemers denken bij e-facturatie aan een digitale bijlage in een e-mail. Maar dat is onvoldoende. ‘Een echte e-factuur is géén pdf’, legt Werner Te Riet, Chief Revenue Officer bij Billogram, uit. ‘Het gaat om gestructureerde, machineleesbare facturen die via het PEPPOL-netwerk worden uitgewisseld, bijvoorbeeld in UBL– of XML-formaat.’

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor Pan-European PUBLic Procurement On-Line. Dit is een AVG-proof, streng beveiligd netwerk in de Europese Unie. Je kunt je boekhoudprogramma hierop aansluiten

Koppeling boekhoudsystemen nodig

Het gaat dus om veel meer dan alleen digitaliseren: e-facturatie vereist een directe koppeling tussen boekhoudsystemen. Daarmee worden fouten verminderd, betaaltermijnen verkort en processen geautomatiseerd — mits goed ingericht.

Mkb loopt achter met e-facturatie

Veel ondernemers in het mkb blijken nog afhankelijk van versnipperde systemen voor factuurverwerking, betaling en herinneringen. Die fragmentatie verhoogt de foutgevoeligheid én leidt tot vertragingen in de cashflow. Dat is een risico, zeker nu marges onder druk staan.

Volgens Billogram moeten ondernemers snel stappen zetten om klaar te zijn voor 2030. ‘Het niet naleven van de verplichting kan leiden tot vertragingen in betalingen, klantverlies en zelfs sancties’, waarschuwt Te Riet.

Wat kun je nu doen?

Wil je als ondernemer goed voorbereid zijn? Begin dan tijdig met:

• Inventariseren van je huidige facturatieproces

• Overstappen op een systeem dat e-facturen via PEPPOL kan verzenden én ontvangen

• Overleggen met je boekhouder of softwareleverancier

Niks missen over de nieuwe regels rondom e-facturatie? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.