Hybride werken is inmiddels standaard. Voor marketing- en communicatieteams betekent dat: meer vrijheid, maar óók meer gedoe. Je werkt met wisselende teams, op afstand, onder tijdsdruk en met tig stakeholders. Alles is projectmatiger, flexibeler en digitaler geworden.

Klinkt goed – en dat ís het ook – maar de praktijk blijft achter. Je zit nog vast aan oude tools, trage processen en randzaken die meer tijd vreten dan ze opleveren. Dus: tijd om drie veelvoorkomende knelpunten aan te pakken in het hybride werken.

1. Informatie is overal, maar niemand heeft het overzicht

Bestanden in SharePoint. Feedback via Slack. Correcties per mail. Statusupdates in Teams. Herkenbaar? Iedereen werkt op z’n eigen manier, lekker flexibel – totdat niemand meer weet wat nou de laatste versie is.

Wat dit betekent voor marcom-teams:

• Je werkt zomaar in het verkeerde bestand
• Goedkeuringen blijven liggen
• Je workflow hangt af van wie online is

Oplossing: je hoeft niet alles te centraliseren, maar wél afspraken maken. Eén tool als bron van waarheid voor content en deadlines – en iedereen volgt die lijn. Punt.

2. Jullie werken hybride, maar je processen zijn blijven hangen in 2019

Thuiswerken, op locatie, op kantoor – het loopt lekker door elkaar. Flexibiliteit genoeg. Maar je processen? Die hangen vaak nog in het ‘oude normaal’. Denk: vaste vergadermomenten, papieren goedkeuringsflows, systemen die alleen draaien op het interne netwerk. Prima als iedereen op kantoor zit – rampzalig zodra je hybride gaat werken.

Wat je dan merkt:

• Feedback blijft liggen omdat iemand nét niet aanwezig is of niet in de juiste tool kijkt
• Tools werken alleen binnen het kantoornetwerk, dus thuis sta je buitenspel
• Deadlines schuiven op omdat je te veel afhankelijk bent van afstemmomenten met de juiste mensen op het juiste moment

Kortom: je team werkt flexibel, maar je processen niet. En dat wringt. Je verliest snelheid, overzicht én energie aan onnodig geregel.

De oplossing: Gooi het niet meteen over een compleet andere boeg, maar begin wel met slim procesontwerp. Richt je werk in op rollen in plaats van functies – dus niet ‘Sarah moet dit doen omdat zij de projectmanager is’, maar: ‘deze taak heeft één eigenaar, ongeacht waar die zit’. Koppel daar duidelijke verantwoordelijkheden aan en zorg dat iedereen weet waar hij of zij op wordt afgerekend.

3. Printbeheer? Past totaal niet meer bij hoe je werkt

Klinkt misschien als een detail, maar het valt pas op als je kijkt naar de kosten en efficiëntie. Je print minder, maar betaalt nog steeds de hoofdprijs. Of er is een onbekend defect en de printer staat wekenlang stil en is niet in gebruik.

Wat er gebeurt:

• Je betaalt voor printvolumes die je niet gebruikt
• De printer geeft een storing en niemand weet wat te doen
• De inkt of toner is op, maar er zijn geen cartridges op voorraad

Oplossing: stap over op slim printbeheer. Cartridges worden automatisch geleverd, je betaalt alleen wat je print, en bij een storing staat er de volgende dag gewoon een monteur voor de deur. Je zit nergens aan vast want je kunt elke maand opzeggen.

Een model zoals Brother MPS doet precies dat:

• Geen overcapaciteit dus je bespaart kosten
• Altijd een werkende printer
• Je hebt er geen omkijken naar

Kleine tweaks in je ‘onzichtbare’ processen leveren grote winst op. Meer rust. Minder gedoe. En vooral: meer ruimte voor waar het echt om draait. Sterke campagnes. Strakke deadlines. Tevreden stakeholders. Daar wil je energie van krijgen.