eCommerce processtroom:
breng je eCommerce processen in kaart

In deze blog laten we je zien hoe je je eCommerce processen in kaart kunt brengen door middel van processtroom schema’s, waarom dit zinvol is, en wat automatisering van deze processen kan opleveren voor jouw en je bedrijf.

Een eCommerce-processtroom wordt in online retail vaak over het hoofd gezien. Om verkoopkansen te maximaliseren en kostenconcurrerend te blijven, kan het in kaart brengen van je eCommerce processen je bedrijf helpen de belangrijkste gebieden te markeren die mogelijk automatisering of aanpassing vereisen waardoor uiteindelijk de prestaties kunnen verbeteren. Dit noemen we dus een eCommerce-processtroom.

De belangrijkste onderdelen van een typische eCommerce processtroom zijn:

• • Orders ontvangen in je eCommerce systeem

• • Orderinformatie verwerken

• • Het verzenden van orders

Tenzij je je eCommerce processen al automatiseert, is het beheren van eCommerce bestellingen een handmatig proces. Medewerkers moeten in- en uitloggen bij verschillende bedrijfssystemen en databases, wat zowel tijdrovend als foutgevoelig is.

Elk proces dat hieronder wordt gemarkeerd, bevat een aantal aanvullende subprocessen. Wanneer bijvoorbeeld een verkooporder je backoffice binnenkomt, moeten medewerkers de informatie handmatig verwerken in je bedrijfssoftware. Dit kan leiden tot administratieve fouten en proces-knelpunten op een later tijdstip. In een geautomatiseerd proces worden intensieve administratieve taken weggenomen bij de medewerker.

• • Klant plaatst een bestelling in je eCommerce systeem

• • Bestelgegevens worden uit je eCommerce systeem opgehaald en ingevoerd in je bedrijfssoftware

• • De bestelling wordt doorgegeven aan het magazijn om te worden verwerkt

• • Bestelling wordt geplaatst voor uitvoering

Wanneer een klant een bestelling plaatst in je eCommerce systeem, moeten de bestelgegevens worden opgehaald en in je bedrijfssoftware worden geplaatst. Handmatig omgaan met informatie uit een verkooporder kan afbreuk doen aan de geplande doelstellingen van het bedrijf. Fouten bij het invoeren van gegevens kunnen aan het licht komen, de efficiëntie van medewerkers neemt af en de verwerkingskosten van bestellingen nemen toe.

Het proces van het ontvangen van de bestelling wordt hieronder in kaart gebracht.

• • Details van verkooporders worden handmatig uit je eCommerce systeem opgehaald. Informatie omvat klantinformatie, beschrijving en ID van het bestelde product, betalingsgegevens en transactie-ID

• • Medewerker controleert handmatig of verkoopordergegevens overeenkomen met je bedrijfsregels (bijvoorbeeld: volledig adres, contactgegevens en bestelde producten)

• • Medewerker voert handmatig bestel- en klantgegevens in je bedrijfssoftware in

• • Medewerker maakt handmatig een orderbevestiging aan en stuurt deze naar de klant

• • Als een medewerker onregelmatigheden vaststelt, moet hij contact opnemen met de klant om het probleem op te lossen

• • Als een probleem niet kan worden opgelost, moet de medewerker de bestelling mogelijk handmatig annuleren

• • Bestelling wordt doorgegeven aan magazijn voor verwerking

Hoe automatisering dit proces kan helpen:Door dit proces te automatiseren wordt de medewerker uit het scenario gehaald. Indien nodig kunnen bestellingen op een getimede of geplande basis worden opgehaald, b.v. elke 15 minuten. Bestellingen worden automatisch ingevoerd in je bedrijfssoftware en de klant ontvangt een automatische orderbevestiging.

Nadat een bestelling is gecontroleerd en verwerkt in je bedrijfssoftware, wordt deze doorgegeven aan het magazijn voor verwerking. Hier moeten medewerkers de order handmatig controleren aan de hand van je picklist-bedrijfsregels (beschikbaarheid van voorraad, artikellocatie enz.) en een picklist maken en afdrukken.

• • Medewerker brengt magazijn op de hoogte van een order die moet worden verwerkt

• • Medewerker controleert de order handmatig aan de hand van picklist-criteria zoals voorraadbeschikbaarheid, artikellocatie in magazijn enz.

• • Medewerker maakt en drukt picklist af

• • Als producten op voorraad en beschikbaar zijn, wordt de order gepickt en verpakt

• • Bestelling is nu klaar voor het verzendproces

Hoe automatisering dit proces kan helpen:Een geautomatiseerd proces betekent dat werknemers minder tijd besteden aan het steeds controleren van je bedrijfssoftware op voorraad en productlocatie. Het zal het aanmaken en afdrukken van je pick-lijsten dynamisch automatiseren.

Zodra een bestelling in het magazijn is verwerkt, is deze klaar om te worden doorgezet naar de afdeling shipping voor verzending met een koerier. Hier bepalen je bedrijfsregels welke verzendroute de medewerker kiest. Pakketgegevens, zoals gewicht, grootte, bestemming en kosten, moeten worden uitgezocht. Een medewerker zal de verzendlabels handmatig moeten afdrukken en contact moeten opnemen met de koerier.

• • Medewerker voert pakketgegevens, zoals gewicht, grootte en bestemming in het systeem van je koeriersdienst in

• • Medewerker print verzendlabels en pakbonnen

• • Medewerker stuurt verzendbevestiging naar klant

• • Medewerker kan je bedrijfssoftware al dan niet bijwerken met volgnummers

• • Bestelling wordt overgedragen aan koerier voor uitvoering

Hoe automatisering dit proces kan helpen:Een geautomatiseerd fulfilmentproces zorgt dat de handmatige administratie uit dit proces verdwijnt, aangezien alle gegevens over pakket en koerier in je bedrijfssoftware staan. Je bedrijfssystemen worden geïntegreerd met de oplossing van je koeriersdienstverleners, waardoor ze ‘met elkaar kunnen praten’. Een geautomatiseerd proces geeft je ook de mogelijkheid om automatisch verzendlabels af te drukken. De klant ontvangt een geautomatiseerde verzendmelding en de trackinggegevens worden automatisch gesynchroniseerd met je bedrijfssoftware.

In dit artikel hebben we de belangrijkste gebieden binnen een typische eCommerce processtroom besproken. Het automatiseren van je eCommerce processen biedt je de mogelijkheid om verkooporders van klanten automatisch vast te leggen, te volgen en te verzenden. De aanpasbare integratie- en automatiseringsmogelijkheden van het BPA Platform stellen je in staat om eCommerce activiteiten in je webshop, koeriersdienst en je interne bedrijfssoftware te integreren en automatiseren.