Als consultants worden wij gevraagd om organisaties te helpen bij hun bedrijfsvoering. De aanleiding hiervoor is divers. Soms zijn dat veranderende omstandigheden waar een organisatie tijdig op moet inspelen. Denk aan het implementeren van wijzigingen in processen en systemen naar aanleiding van veranderende wet- en regelgeving of behoeften van klanten. Soms komt de aanleiding voort uit het wegnemen van knelpunten en het op orde brengen en houden van de inrichting en functioneren van een organisatie.

Hoewel de aanleiding en aard van de hulpvraag heel verschillend kan zijn, zien we duidelijke overeenkomsten. Processen vormen een kern van iedere organisatie en het managen van de procesinrichting en -uitvoering de kern van de besturing. Op zich logisch, als je -zoals in onze situatie- door een processenbril kijkt naar bedrijfsvraagstukken. Daarop ligt onze focus. Dat betekent natuurlijk niet dat elk vraagstuk een procesvraagstuk is en de aanpak ervan om een procesgerichte benadering vraagt.

Maatschappelijke ontwikkelingen als vergrijzing, klanten die steeds meer verlangen, een andere work/life-balance die werknemers wensen en snelle ontwikkelende technologie vragen om een andere benadering om de concurrentie met de rest van de wereld aan te blijven kunnen. Optimale inzet van data en technologie zijn van belang voor het realiseren van organisatiedoelen. Digitale procestransformatie is in onze visie een bewuste transformatie van ‘suboptimaal gebruik van data en technologie in processen’ naar ‘optimaal gebruik van data en technologie in processen’ .

Dat betekent dat organisaties fundamenteel andere processen zullen krijgen over de komende jaren/decennia. De mogelijkheden van data en technologie ontwikkelen zich razend snel en als MLC helpen wij bedrijven om die transformatie op een doordachte en gestructureerde manier te maken.

De kern van onze procesgerichte benadering, voortkomend uit het BPM gedachtengoed, wordt gevormd door digitale procestransformatiemodel (DPT-model). Het DPT-model kan helpen om het probleem of de uitgaging waar je voor staat terug te brengen naar de benodigde onderdelen om aan te pakken en in de juiste volgorde.

De kern van het DPT-model wordt gevormd door drie pijlers met waarde voor de organisatie. Dat zijn:

1. 1. Optimale klantbeleving, gericht op de waarde die de organisatie creëert voor haar klanten en de doelen en inspanningen richt op het creëren van deze klantwaarde;

1. 1. Excellente bedrijfsvoering, gericht op tip-top bedrijfsvoering en continue verbetering door verbeterdoelen te stellen en te realiseren met behulp van een systematisch en op feiten gebaseerd verbeterproces;

1. 1. Continue beheersing, gericht op voldoen aan wettelijke eisen en kwaliteitsnormen en effectieve beheersing van risico’s.

Om het maximale uit processen te halen, adviseren wij organisaties om solide procesmanagementcompetenties op te bouwen om daarmee de hierboven genoemde bedrijfswaarden te kunnen realiseren. Deze competenties zijn gericht op de volgende gebieden:

• • Procesoriëntatie: managementdiscipline gericht op het behalen van de doelen van de organisatie op basis van een oriëntatie op procesinrichting, -uitvoering en -beheersing;

• • Procesarchitectuur: afstemmen van processen, hun onderlinge relaties en de relaties met de andere bedrijfsvoering disciplines (binnen het geheel van de Enterprise architectuur), gericht op realiseren de bedrijfsdoelen;

• • Procesmodellering: zorgen voor actuele documentatie van processen ten behoeve van sturing, auditing en innovatie;

• • Processturing: organisatiedoelen worden bereikt dankzij voorspelbare en meetbare procesresultaten en actieve sturing op procesuitvoering door proceseigenaren en procesmanagers met behulp van prestatie- en risico-indicatoren;

• • Procesinnovatie: systematische en op feiten gebaseerde aanpak voor procesinnovatie, gericht op het creëren van businesswaarde.

Het gebruik van data en technologie versterken deze competenties. Effectief gebruik van data helpt organisatie bij het uitvoeren en beheren van haar processen, inzichten te verkrijgen en prestaties te verbeteren. Technologie kan worden ingezet voor het automatiseren en innoveren van processen.

Organisaties moeten continu inspelen op veranderende omstandigheden vanuit de focus om het morgen beter te willen doen dan vandaag. De noodzaak om bestaande knelpunten aan te pakken, wordt groter. Dat vraagt om een organisatiefocus op verandervermogen en een aanpak om continu te verbeteren en ontwikkelen met blijvend resultaat, zowel vanuit strategische thema’s en top-down aanpak vanaf de tekentafel als ook in kleine stappen vanuit de praktijk in een meer continu-verbeteraanpak. En dat in samenhang want succesvolle veranderingen zijn niet alleen op de tekentafel door een stel knappe koppen bedacht, ontwikkeld en vervolgens uitgerold. Nee, ze zijn ook het resultaat van mensen die vanuit de praktijk telkens op zoek zijn naar hoe het beter kan. Steeds vaker en steeds sneller.

Een iteratieve, wendbare (agile) benadering omarmt juist deze veranderingen door vanuit waardeketens en bedrijfsplannen in kleine stappen toe te werken naar telkens een betere versie dan de vorige. Met focus op waardecreatie voor klanten en stakeholders zoeken naar meerwaarde en vroegtijdig en vaak feedback ophalen, om met dat inzicht vervolgens weer verbeteringen aan te brengen en wederom feedback op te halen. Experimenteren met nieuwe werkwijzen om er achter te komen of het beter kan.

Zo ontstaat focus om het continu beter te doen dan voorheen en de flexibiliteit om tussentijds rekening te houden met veranderingen. Niet bereiken wat je oorspronkelijk voor ogen had, maar bereiken wat op dat moment nodig is.

Om succesvolle transformaties te kunnen bereiken hanteren een aanpak gericht op blijvend resultaat: (1) samen met de organisatie, (2) komen tot een wendbare aanpak, (3) om resultaten te bereiken, (4) met oog voor proces, technologie en gedrag, (5) groeiend naar een lerende organisatie.

Het DPT-model biedt houvast voor organisaties  voor integrale samenhang en focus. Het is niet bedoeld als standaardrecept voor een procesgerichte benadering. Iedere organisatie of team heeft zijn eigen drijfveer om aan de slag te gaan. Vaak gelegen in een probleem dat men wenst op te lossen of de uitdaging om iets te bereiken dat er nu nog niet is. De beoogde verandering vormt een belangrijk onderdeel van de aanleiding, maar staat niet op zich. Het noodzakelijk om vanuit samenhang continu in te spelen op veranderingen. Het DPT-model kan helpen om de juiste dingen in de juiste volgorde aan te pakken. Begin bij die processen die het meest bijdragen aan de huidige of toekomstige bedrijfsdoelen en als eerste aandacht behoeven. En werk vanuit het DPT-model stapsgewijs toe naar de implementatie van procesmanagementcompetenties binnen de organisatie.

Nieuwsgierig naar wat digitale proces transformatie voor uw organisatie kan betekenen?

Wij gaan graag met u in gesprek.[/vc_column_text][vc_column_text][/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″]

[/vc_column][vc_column width=”1/2″][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][/vc_column][vc_column width=”1/2″][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][/vc_column][/vc_row]